Anggota Kelompok :
1. Olvien Titania Aisha AW
C1C014057
2. Cahya Mentari
C1C014060
3. Indri Fitriatun
Nurhayati C1C014080
4. Faza Meila Fauzani
C1C014081
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Chapter 2 – E-Bisnis Global dan Kolaborasi
STUDI KASUS (Kolaborasi dan Inovasi di
Procter & Gamble)
Lihat di kotak obat Anda. Tidak peduli di
mana Anda tinggal di dunia, kemungkinan besar bahwa Anda akan menemukan banyak
produk Procter & Gamble yang Anda gunakan setiap hari. P&G adalah
produsen produk konsumen yang terbesar di dunia. Perusahaan ini dikenal dengan merek
yang sukses, serta kemampuannya untuk mengembangkan merek baru dan
mempertahankan popularitas merek dengan inovasi bisnis yang unik.
Merek P&G yang terpuler termasuk Pampers, Tide, Bounty, Folgers,
Pringles, Charmin, Swiffer, Crest, dan banyak lagi.
Perusahaan memiliki sekitar 140.000 pekerja di lebih dari 80
negara, dan pesaing utama adalah Inggris yang berbasis di Unilever.
Didirikan pada tahun 1837 dan berkantor pusat di Cincinnati, Ohio, P&G
telah menjadi andalan dalam bisnis amerika selama lebih dari 150
tahun. Pada tahun 2009, mendapatkan pendapatan sebesar $79.000.000.000
dan menghasilkan laba $13.200.000.000 .
Operasi bisnis P&G dibagi menjadi
tiga unit utama: Perawatan Kecantikan, Perawatan Rumah
Tangga, Kesehatan dan Kesejahteraan, yang masing-masing dibagi
menjadi unit-unit yang lebih spesifik. Dalam setiap divisi, P & G
memiliki tiga fokus utama sebagai sebuah bisnis. Penting sekali untuk
mempertahankan popularitas merek yang sudah ada, tidak
hanya melalui iklan dan pemasaran, melainkan harus memperpanjang merek
untuk produk-produk yang terkait dengan mengembangkan produk
baru di bawah merek-merek tersebut, dan itu harus berinovasi
dan menciptakan merek baru sepenuhnya dari awal. Dan P &
G telah banyak membangun terciptanya merek dan
manajemen, selain itu sangat
penting bagi Perusahaan untuk memfasilitasi kolaborasi
antara peneliti, pemasar, dan manajer. Dan karena P&G adalah suatu
perusahaan besar, dan membuat beragam produk, mencapai tujuan ini adalah tugas
yang berat.
P&G menghabiskan 3,4 persen dari
pendapatan untuk berinovasi, yang lebih dari dua kali
rata-rata industri lain yaitu sebesar 1,6 persen. Tim
penelitian dan pengembangan perusahaan terdiri dari 8.000 ilmuwan yang
tersebar di 30 lokasi di seluruh dunia. Meskipun
perusahaan memiliki 80 persen "hit" ide-ide tingkat atas yang
mengarah pada produk, untuk membuat inovasi
yang benar dan terobosan produk baru adalah sangat sulit
karena persaingan yang luar biasa di bidang seperti barang-barang
konsumsi. Terlebih lagi, kreativitas dari perusahaan besar seperti
P&G telah menurun, dengan
puncak produk konsumsi perusahaan terhitung hanya 5 persen dari paten
yang diajukan pada produk perawatan rumah di awal 2000-an.
Menemukan cara yang lebih baik untuk
berinovasi dan mengembangkan ide-ide baru sangat penting dalam pasar seperti
barang-barang konsumsi dan bagi setiap perusahaan besar seperti P&G, menemukan metode kolaborasi
yang efektif di seluruh perusahaan bisa jadi
sulit. Itu sebabnya P&G telah aktif dalam
melaksanakan sistem informasi sehingga membantu kolaborasi/kerjasama
yang efektif dan inovatif. Jaringan sosial dan
alat-alat kolaborati yang dipopulerkan oleh Web 2.0 sangat menarik bagi
manajemen P&G, mulai dari menejemen bagian atas mantan CEO
A.G. Lafley. Dan Lafley digantikan oleh Robert McDonald
di tahun 2010, tetapi telah menjadi kekuatan utama dalam
merevitalisasi perusahaan .
Ketika Lafley menjadi CEO P&G pada
tahun 2000, ia menegaskan bahwa pada akhir dekade ini, perusahaan
akan menghasilkan separuh untuk ide produk baru yang
menggunakan sumber dari perusahaan luar, baik sebagai cara
untuk mengembangkan terobosan inovasi secara lebih cepat
dan untuk mengurangi biaya penelitian dan pengembangan. Pada saat itu, pernyataan Lafley ini dianggap visioner, tetapi dalam 10
tahun terakhir, P&G telah menepati janjinya.
Langkah pertama bisnis P&G adalah dengan mengembangkan alternatif
lain untuk menjalankan bisnis yang
tidak hanya cukup berkolaborasi. Penyebab utama,
kata Joe Schueller, manajer inovasi untuk divisi Layanan Bisnis
Global P&G, salah satunya yang tidak disukai adalah e-mail. Meskipun itu
seolah-olah alat untuk berkomunikasi, e-mail bukanlah cara yang cukup
untuk bekerjasama dalam berbagi informasi; pengirim
mengendalikan arus informasi, ada kemungkinan untuk gagal mengirim surat
kapada rekan bisnis yang paling perlu utuk melihat surat tersebut,
dan rekan bisnis yang tidak memerlukan e-mail tersebut akan menerima surat
tersebut lama setelah mereka telah kehilangan minat.
Namun, untuk mendapatkan karyawan
P&G yang benar-benar menggunakan cara terbaru ini sebagai pengganti
e-mail telah di perjuangkan Schueller. Karyawan menolak adanya perubahan,
mereka bersikeras bahwa alat
kerjasama yang lebih baru mewakili
lebih banyak pekerjaan daripada e-mail, sebagai lawan alternatif yang lebih baik. Orang-orang
terbiasa dengan e-mail, dan adanya inersia (kecenderungan suatu
benda untuk menolak perubahan dalam gerakannya) organisasi yang signifikan terhadap
beralihnya ke cara baru dalam melakukan sesuatu. Beberapa proses
P&G untuk berbagi pengetahuan yang terkenal tidak efisien. Sebagai
contoh, beberapa peneliti dahulu menulis hasil penelitian mereka
menggunakan aplikasi Microsoft
Office, kemudian mencetaknya dan ditempelkan per-halaman ke
dalam buku catatan. P&G telah bertekad
untuk menerapkan metode yang lebih efisien dan kolaborasi komunikasi untuk
menggantikan beberapa proses yang sudah ketinggalan jaman.
Untuk itu, P&G meluncurkan perombakan
total pada sistem kolaborasinya, yang dipimpin oleh serangkaian
pruduk Microsoft. Layanan yang diberikan meliputi komunikasi
terpadu (yang mengintegrasikan layanan untuk transmisi suara,
transmisi data, pesan instan, e-mail, dan konferensielektronik),
Microsoft menjadi Fungsionalitas server komunikasi, Web
conferencing dengan Live Meeting, dan konten manajemen dengan SharePoint.
Menurut P&G, lebih dari 80.000 pekerja menggunakan pesan
instant (cepat), dan 20.000 penggunaan Microsoft Outlook,
yang menyediakan perangkat untuk
e-mail, kalender, tugas manajemen, kontak manajemen, mengambil catatan,
dan browsing di Web. Outlook bekerja sama dengan Server
Microsoft Office SharePoint untuk mendukung beberapa pengguna dengan kotak
pesan dan kalender bersama, daftar SharePoint, dan jadwal pertemuan.
Kehadiran alat ini menunjukkan bahwa
pendekatan ini lebih kolaboratif. Peneliti menggunakan alat untuk berbagi data yang mereka
kumpulkan dari berbagai merek;
pemasar dapat lebih efektif mengakses data
yang mereka butuhkan untuk membuat iklan promosi bertarget; dan manajer dapat
lebih mudah menemukan orang-orang dan data yang mereka butuhkan untuk
membuat keputusan bisnis di perusahaan.
Perusahaan seperti P&G menemukan bahwa
seorang penjual tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan mereka yang beragam. Yang
memperkenalkan tantangan baru: mengelola informasi dan aplikasi di berbagai
platform. Misalnya, P&G menemukan bahwa penelusuran
melalui Google ini kurang memadai karena tidak
selalu menghubungkan informasi dari dalam perusahaan,
dan ketergantungannya kepada kata kunci untuk penelusuran semua
topic sehingga tidak ideal untuk pekerja yang mungkin
sedang mencari informasi. P&G memutuskan untuk menerapkan produk
pencarian baru dari start-up Connectbeam, yang memungkinkan pekerja untuk
berbagi bookmark dan tag konten dengan kata-kata deskriptif (jelas) yang muncul
dalam pencarian selanjutnya, dan memfasilitasi jaringan sosial bagi rekan kerja
untuk membantu mereka menemukan dan berbagi informasi secara lebih efektif.
Hasil inisiatif mendesak. Misalnya, ketika eksekutif P&G
melakukan perjalanan untuk bertemu dengan
manajer regional, tidak ada cara untuk mengintegrasikan semua laporan dan diskusi ke dalam
satu dokumen. Salah satu
eksekutif terpaku pada hasil percobaan ke
dalam dokumen Word dan melewati batas di sebuah
konferensi. Eksekutif lain secara manual memasukkan data dan pidatonya dalam slide
PowerPoint, dan kemudian menge-mail
filenya ke rekan-rekannya. Salah satu hasilnya adalah bahwa file yang sama berakhir
diindividu yang tak terhitung jumlah kotak suratnya. Sekarang, departemen TI P&G
dapat membuat Halaman Microsoft SharePoint dimana
eksekutif dapat memposting semua presentasi nya.
Menggunakan SharePoint, yang presentasinya disimpan dalam
satu
lokasi, tetapi masih bisa diakses bagi karyawan
dan rekan-rekan di lain bagian dalam perusahaan. Alat kolaboratif lainnya, InnovationNet, berisi
lebih dari 5 juta dokumen
researchrelated dalam format digital dan dapat diakses
melalui Portal berbasis browser. Itu jauh berbeda
dari percobaan yang ditempelkan di notebook.
Inovasi besar lainnya untuk P&G
adalah mengadopsi berskala besar dari ruang konferensi Cisco
TelePresence di banyak lokasi di seluruh dunia. Untuk perusahaan besar
seperti P&G, telepresence adalah cara terbaik untuk mendorong kolaborasi
antara karyawan di seluruh bukan hanya negara, tetapi benua. Di masa lalu,
teknologi telepresence yang sangat mahal dan terlalu rentan terhadap kerusakan.
Saat ini, teknologi memungkinkan untuk mengadakan pertemuan jarak jauh
high-definition. P&G menawarkan peluncuran terbesar di dunia yaitu
teknologi Cisco TelePresence.
Tantangan terbesar P & G dalam
mengadopsi teknologi ini adalah
untuk memastikan bahwa studio yang dibangun dengan spesifikasi khusus di
masing-masing geografis lokasi
yang beragam di mana mereka dipasang. System
Cisco ini tercapai, dan sekarang P&G memperkirakan bahwa 35 persen dari
pekerjanya menggunakan telepresence secara teratur. Di beberapa lokasi,
penggunaan tertinggi 70 persen. Manfaat telepresence termasuk penghematan
perjalanan yang signifikan, ide yang lebih efisien, dan pengambilan keputusan
lebih cepat. Keputusan yang pernah diambil dalam hitungan hari saat ini dapat
diambil dalam hitungan menit.
Laurie Heltsley, direktur layanan bisnis
global di P&G, mencatat bahwa perusahaan telah menghemat $ 4 untuk setiap $
1 yang diinvestasikan dalam 70 high-end sistem telepresence yang telah diinstal
selama beberapa tahun terakhir. Sistem high-definition ini digunakan empat kali
lebih sering dibanding versi perusahaan sebelumnya yaitu sistem
video conference.
Pertanyaan dan Jawaban Study Kasus:
1. Apa strategi bisnis Procter & Gamble ?
apa hubungan kolaborasi dan inovasi dengan strategi bisnis ?
Jawab :
Strategi bisnis yang digunakan
adalah Strategi Inovasi. Alasannya, sebab P&G telah menghabiskan 3,4% dari
pendapatan untuk berinovasi.
Hubungan kolaborasi, karena strategi
inovasi adalah hal yang sangat efektif diseluruh perusahaan yang sedang
menghadapi kesulitan dalam melaksanakan sistem informasi sehingga membantu
kolaborasi yang efektif dan inovasi.
2. Bagaimana P&G menggunakan sistem
kolaborasi untuk melaksanakan model bisnis dan strategi bisnis ? Daftar dan
gambarkan sistem kolaborasi dan teknologi yang digunakan dan manfaat dari
masing-masing.
Jawab:
P&G menggunakan sistem kolaborasi
untuk menjalankan model bisnis dan strategi bisnisnya dengan cara menggunakan
sumber dari perusahaan luar, seperti yang dikatakan oleh Lafley ketika menjadi
CEO di tahun 2010, “ia menegaskan pada decade akhir ini, perusahaan
akan menghasilkan setengah untuk ide produk baru yang menggunakan
sumber dari perusahaan luar, sebagai cara untuk mengembangkan terobosan
inovatif secara lebih cepat dan untuk mengurangi biaya penelitian dan
pengembangan”.
Daftar system kolaborasi dan manfaatnya:
a. System kolaborasi yang dipimpin oleh serangkaian produk Microsoft:
meliputi komunikasi terpadu (yang mengintegrasikan layanan untuk
transmisi suara, transmisi data,pesan instan, e-mail,dan
konferensi elektronik), Microsoft menjadi Fungsionalitas server
komunikasi, Web conferencing dengan Live Meeting , dan konten manajemen
dengan SharePoint.
Manfaat alat ini menunjukan
pendekatan yang lebih kolaboratif, seperti peneliti menggunakan alat ini untuk
berbagi data yang telah di kumpulkan, pemasar dapat lebih
efektif dalam mengakses data yang mereka butuhkan untuk membuat
target lebih dalam promosi iklan , dan manajer lebih
mudah untuk menemukan orang-orang dan data yang mereka butuhkan untuk
membuat keputusan bisnis yang penting.
b. Pencarian
baru dari start-up Connectbeam. Manfaatnya: memungkinkan pekerja untuk berbagi
bookmark dan tag konten dengan kata-kata deskriptif (jelas) yang muncul dalam
pencarian selanjutnya, dan memfasilitasi jaringan sosial bagi rekan kerja untuk
membantu mereka menemukan dan berbagi informasi secara lebih efektif.
c. Cisco TelePresence. Manfaatnya: untuk mendorong
kolaborasi antara karyawan di seluruh bukan negara, tetapi benua,
memungkinkan untuk mengadakan pertemuan jarak jauh high-definition, menghematan
biaya perjalanan yang signifikan, ide yang lebih efisien, dan pengambilan
keputusan lebih cepat. Keputusan yang pernah diambil dalam hitungan hari saat
ini dapat diambil dalam hitungan menit.
3. Mengapa beberapa teknologi kolaboratisi
lambat untuk kegiatan P&G ?
Jawab :
Menurut Joe Schueller, manajer
inovasi untuk divisi Global Business Services P&G, salah satu yang tidak
disukai adalah e-mail. Meskipun itu seolah-olah alat untuk berkomunikasi,
e-mail bukanlah cara yang cukup untuk bekerjasama dalam berbagai informasi,
pengirim mengendalikan arus informasi, tapi ada kemungkinan untuk gagal
mengirim surat kepada rekan bisnis yang perlu untuk melihat surat tersebut, dan
rekan bisnis yang tidak memerlukan e-mail tersebut akan menerima surat tersebut
lama setelah mereka telah kehilangan minat.
4. Bandingkan proses lama dan baru P&G
untuk menulis dan mendistribusikan hasil percobaan penelitian?
Jawab :
Proses Lama : Para peneliti dahulu
menuliskan hasil penelitiannya menggunakan aplikasi Microsoft Office, kemudian
mereka mencetak dan menggabungkan per halaman kedalam buku catatan untuk di
persentasikan.
Proses baru : saat ini TI
P&G dapat membuat halaman Microsoft Sharepoint dimana eksekutif dapat
memposting semua persentasinya emnggunakan Sharepoint, yang persentasinya
disimpan dalam satu lokasi, tetapi masih bisa di akses bagi karyawan dan
rekan-rekan dilain bagian dalam perusahaan.
5. Mengapa telepresence seperti alat
kolaborasi yang berguna untuk perusahaan seperti P&G?
Jawab :
Karena telepresence adalah cara yang
sangat baik utnuk mendorong kolaborasi antara karyawan yang bukan hanya di
negara-negara, tetapi dibenua. Dimasa lalu teknologi telepresence itu mahal dan
terlalu rentan terhadap kerusakan. Saat ini teknologi memungkinkan untuk
mengadakan high-definition pertemuan jarak jauh. Dan dapat menghematan biaya
perjalanan yang signifikan, ide yang lebih efisien, dan pengambilan keputusan
lebih cepat. Keputusan yang pernah diambil dalam hitungan hari saat ini dapat
diambil dalam hitungan menit.
6. Dapatkah anda memikirkan cara lain P&G
bisa menggunakan kolaborasi untuk mendorong inovasi?
Jawab :
Dapat, yaitu dengan cara menambahkan
strategi SWOT, yang terdiri dari Strenght (Kekuatan) Weakness (Kelemahan)
Opportunity (Peliuang) Treat (Ancaman).
Dengan mengguanakan strategi SWOT P&G
dapat mengetahui bagaimana kekuatan(Strenght) mampu mengambil keungtungan dari
peluang(Opportunity) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan(Weakness)
yang mencegah keuntungan dari peluang yang ada selanjutnya bagaimana kekuatan
yang ada dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (Weakness) yang
mampu membuat ancaman(Threats) menjadi menyatu atau menciptakan ancaman baru
Tidak ada komentar:
Posting Komentar